Googleフォームで写真が送信されたら、OCRでテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームでアンケートや申込書と一緒に画像を受け付けた際、画像内のテキスト情報を手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。特に、大量の回答を処理する際には大きな負担となります。

このワークフローを活用すれば、Googleフォームで写真が添付された回答が送信されると、OCR機能が自動で画像からテキストを抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った領収書や名刺などの画像情報を手入力でデータ化している方
• OCR機能を活用して、紙媒体の情報を効率的にテキストへ変換し、管理したいと考えている方
• Google スプレッドシートへのデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信を起点に、OCRでのテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減します。
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、画像ファイルの中からテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの設定では、抽出したテキスト情報を追加したいスプレッドシートのIDと、対象のシート（タブ）名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133