Microsoft SharePointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しLINE WORKSに通知する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や見積書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業でLINE WORKSに通知する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能でファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をLINE WORKSへ即座に通知する一連のプロセスを自動化し、情報共有の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとLINE WORKSを連携させ、ファイル共有業務を効率化したい方
• 画像ファイルの内容を手作業で転記し、情報共有することに手間を感じている担当者の方
• 書類の確認漏れや共有の遅れを防ぎ、業務のスピードを向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードからテキスト抽出、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとLINE WORKSをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが「作成」された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションで、対象のファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」で、抽出したテキスト内容を指定のトークルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、ファイル全体からテキストを抽出するだけでなく、読み取る項目を任意で指定することも可能です。
• LINE WORKSへの通知では、メッセージを送信するトークルームを自由に選択できます。また、本文に固定のテキストと合わせて、OCR機能で抽出したファイル名やテキスト内容などを変数として埋め込む設定も可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/8217754