Microsoft SharePointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しChatworkに通知する

■概要

Microsoft SharePointに保存した請求書などの画像ファイルの内容を確認し、その情報を手作業でChatworkに転記して共有する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な情報共有は、時間もかかり入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が自動でテキストを抽出しChatworkへ通知するため、手作業による連携の手間を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとChatworkを利用し、ファイル共有と通知を手作業で行っている方
• Microsoft SharePointに保存した画像ファイルの内容を手入力で転記している方
• Chatworkを使ったファイル共有の通知プロセスを自動化し、確認漏れをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、テキスト抽出からChatworkへの通知までが自動化され、手作業の時間を短縮することができます。
• 文字情報の転記作業が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. ファイルの作成時のみ後続の処理に進むよう、オペレーションで分岐機能を設定し、「作成日時＝更新日時」という条件を指定します。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、読み取ったテキスト情報などを記載したメッセージを送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「支払期日」といった特定の情報のみを抽出するようカスタムが可能です。
• Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルームを自由に指定できます。また、本文には固定のメッセージだけでなく、Microsoft SharePointのファイル情報やOCR機能で抽出したテキストを変数として埋め込むことも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharePoint、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924