Outlookで添付ファイルを受信したら、OCRを行いHubSpotにコンタクトを作成する

■概要

Outlookで受信したPDFや画像形式の見積書や名刺など、添付ファイルに含まれるテキスト情報を手作業でHubSpotに転記する業務は、時間がかかり入力ミスも起こりがちです。特に、画像やPDFからテキストを抽出する作業は、手間のかかる業務の一つではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、OCR機能が添付ファイルのテキストを自動で読み取り、HubSpotにコンタクトとして登録する一連のプロセスを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したPDF等の画像からテキストを抽出し、HubSpotへ手入力している方
• 名刺や書類から得た顧客情報をHubSpotに登録する業務の効率化を進めたいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務へ注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけで、添付されたPDFや画像からテキストを自動で抽出しHubSpotへ登録するため、データ入力にかかる時間を短縮できます
• 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、HubSpotに登録される顧客情報の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルを受信した場合のみ後続の処理が進むようにします
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を利用して新しいコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます
• OCR機能では、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）のテキストを抽出するかを任意で設定できます
• HubSpotにコンタクトを作成する際、固定のテキストやOCR機能で抽出した情報を変数として利用し、どの項目にどの情報を登録するかを柔軟に設定できます

■注意事項

• Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。