LINEでファイルが送信されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

■概要

LINE公式アカウントで受け取ったファイルの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントにファイルが送信されるだけで、OCRが画像からテキストを自動で読み取り、Microsoft Excelへ転記するまでの一連の流れを自動化できます。画像からテキストを抽出しExcelへ変換する定型業務を効率化し、手作業による課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• LINE公式アカウントで受け取ったファイルの内容をMicrosoft Excelに手入力している方
• 画像からテキストを抽出しMicrosoft Excelに変換する作業の効率化を検討している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• LINE公式アカウントにファイルが送信されると、OCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの追加までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE公式アカウントとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」を設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むように設定します
4. 続いて、LINE公式アカウントの「メッセージの添付ファイルを取得」アクションで、送信されたファイルを取得します
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、取得したファイルからテキストデータを抽出します
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• LINE公式アカウントのオペレーションでは、処理完了後にユーザーへ自動返信するなど、固定値や前段で取得した情報を変数として利用したメッセージを送信する設定が可能です
• OCR機能では、画像ファイルのどの部分のテキストを抽出するか、抽出項目を任意でカスタマイズできます
• Microsoft Excelでは、どの列にOCRで読み取ったどの情報を追加するかなど、登録する項目を柔軟にカスタマイズできます

■注意事項

• LINE公式アカウント、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081