Microsoft Teamsで受信した特定条件の内容をもとに、Freshsalesに連絡先を作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで受け取った顧客情報を、手作業でFreshsalesに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsとFreshsalesをスムーズに連携させ、特定のメッセージ受信をトリガーにして連絡先を自動で作成できます。定型的なデータ入力を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• FreshsalesとMicrosoft Teamsを活用し、顧客情報を管理している営業担当者の方
• チーム内の情報連携を自動化し、手作業による転記の手間をなくしたいと考えている方
• Freshsalesへのデータ入力ミスを防ぎ、顧客管理の精度を高めたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsで受信した情報を基にFreshsalesの連絡先が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記をなくすことで、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすメッセージのみを処理対象とします。
4. 続いて、テキスト抽出機能でメッセージ本文から連絡先の作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Freshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しい連絡先を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。これにより、特定のチャネルのメッセージのみを自動化の対象にできます。
• オペレーションの分岐条件は、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。例えば、メッセージに「新規問合せ」といった特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を進める、といった設定ができます。

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■注意事項

• Microsoft Teams、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。