Outlookで特定の件名のメールを受信したら、テキストを抽出してAttioでRecordを作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせやリード情報を、都度CRMであるAttioへ手動で入力する作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスも発生しがちです。このワークフローは、AttioとOutlookをスムーズに連携させ、特定のメール受信をきっかけに内容を自動でAttioへRecordとして登録するため、面倒な転記作業から解放され、顧客管理の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• AttioとOutlookを活用して顧客管理を行い、情報連携を効率化したいと考えている方
• メールで受信したリード情報などを手作業でAttioに転記している営業担当者の方
• 手作業による入力ミスを防止し、データ登録の正確性を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からAttioへのRecord作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出して登録するため、手作業でのデータ転記による入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AttioとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAttioの「Create Record」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元に新しいRecordを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出設定では、メール本文からどの情報を抽出したいのか、例えば「会社名」「担当者名」「連絡先」などを任意で設定してください。
• AttioでRecordを作成するアクションでは、どのオブジェクトにRecordを作成するかを指定し、各項目に事前のアクションで取得した値などをマッピングする設定を行ってください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、AttioのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。