Outlookで特定の件名のメールを受信したら、テキストを抽出してAttioでNoteを作成する

■概要

Outlookで受信する顧客からの重要なメールを、CRMであるAttioへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、内容をAIが自動的に抽出し、AttioにNoteとして記録します。AttioとOutlook間の情報連携を自動化することで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AttioとOutlookを利用し、顧客とのやり取りを手作業で記録している営業担当者の方
• Outlookで受信する問い合わせメールを、Attioで効率的に管理したいカスタマーサポートチームの方
• AttioとOutlookの連携による情報の一元化や業務効率化を検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでAttioにNoteが自動作成されるため、手作業での転記時間を短縮することができます
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AttioとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでAttioの「Search Record」を設定し、Noteを作成したいレコードを検索します
5. 最後に、オペレーションでAttioの「Create Note」を設定し、抽出したテキスト情報をもとにNoteを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、メール本文からどのような情報を抽出したいかに応じて、抽出項目を任意で設定してください
• AttioでNoteを作成する際に、どのレコードに対してNoteを作成するか、またNoteにどのような内容を記載するかを、事前のアクションで取得した値などを活用して任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Outlook、AttioのそれぞれとYoomを連携してください
• Outlookのメール内容にはNoteを追加する対象者の情報（例 | Email Addresses）、Title、Contentを記載してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。