Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードした名刺や申込書PDFの情報を、手作業でMailchimpに転記する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーとして、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpへコンタクトを追加するため、こうした課題を解消し、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMailchimp間のデータ転記に手間を感じているマーケティング担当者の方
• 紙媒体で得たリード情報を手入力しており、作業時間を削減したいと考えている方
• ファイル管理からリスト作成までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードだけで、OCRが情報を読み取りMailchimpへ自動でコンタクトが追加されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MailchimpとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「作成日時＝更新日時」の条件でファイルが新規作成された場合のみ、後続のアクションに進むようにします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、トリガーで取得したファイルからテキスト情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」を選択し、OCRで読み取った情報をマッピングして設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイル（名刺や申込書など）に合わせて、氏名、会社名、メールアドレスといった抽出項目を任意で設定してください。
• Mailchimpのコンタクト追加アクションでは、追加先のオーディエンスの指定はもちろん、OCR機能で取得した氏名やメールアドレスなどの値を動的に埋め込む設定が可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとMailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924