Google フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、メールで通知する

■概要

Google フォームで受け取った申込書やアンケートの添付ファイル、その内容を確認してテキスト化する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認や転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストをメールで通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google フォームで受け取ったファイルのOCR処理を手作業で行っている方
• Google フォームに添付された画像やPDFの情報を効率的にテキスト化したい方
• アンケートや申込書の受付から内容確認までのフローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google フォームへの送信を起点に、ファイルのダウンロードからOCR処理、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのファイル確認やデータ転記が不要になるため、読み取り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォームとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 最後に、オペレーションでYoomメールの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報などを記載したメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルからどの項目を抽出するかを任意で設定できます。申込書や請求書など、特定のフォーマットから必要な情報だけを抜き出すことが可能です
• Yoomメールの送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った内容を変数として埋め込むことで、動的な通知を作成できます

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133