■概要

Jotformで獲得した問い合わせやリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、AIが情報を補完・生成しHubSpotへ自動でチケットを作成するため、JotformとHubSpotの連携における一連の業務を効率化し、対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• JotformとHubSpotを併用しており、手作業でのデータ入力に課題を感じている方
• フォームから得た情報を元にしたチケット作成業務を自動化し、生産性を向上させたい方
• API開発の知識はないが、JotformとHubSpotを連携させて業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信からHubSpotへのチケット作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとHubSpotをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームの送信内容を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、取得した情報をもとにHubSpotに登録するためのテキストを生成します
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、フォーム情報やAIが生成したテキストを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• AI機能のテキスト生成では、プロンプトを自由にカスタマイズでき、Jotformから取得した情報を変数として組み込むことも可能です
• HubSpotのチケット作成では、チケットの各項目に設定する値を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Jotform、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法については以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581