■概要

Outlookで受信したユーザー登録依頼などのメールを確認し、その内容をKeygenに手作業で転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、件数が多いと入力ミスや対応漏れが発生するリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際にKeygenへユーザーを自動で作成できるため、こうした手作業を効率化し、正確なユーザー管理を実現できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した情報をもとにKeygenのユーザー登録を手作業で行っている方
• KeygenとOutlook間のデータ連携を自動化し、業務の効率化を目指している方
• ユーザー登録作業における入力ミスや対応漏れをなくし、正確性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信すると自動でKeygenにユーザーが作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの入力間違いや、登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、KeygenとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文などからユーザー作成に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでKeygenの「Create User」アクションを設定し、抽出した情報を元にユーザーを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールのみを対象とするために、任意のメールフォルダIDを指定することが可能です
• Keygenでユーザーを作成するアクションを設定する際に、ユーザーを追加したい任意のAccountを選択してください

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■注意事項

• Outlook、KeygenのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。