■概要
Outlookで特定のメールを受信した際、その内容を確認してKeygenへ手動でユーザー情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、ライセンス管理のためにKeygenとOutlookを連携させたい場面では、この手作業が業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメール情報からKeygenにユーザーを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した申請メールを元に、Keygenでユーザーを手動作成している方
- KeygenとOutlookを連携させ、ユーザー登録の自動化を検討しているシステム管理者の方
- 顧客へのライセンス発行プロセスを効率化し、対応速度の向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーにKeygenへ自動でユーザー作成するため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現し、業務の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、KeygenとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメールのみ処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からユーザー作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKeygenの「Create User」アクションを設定し、抽出した情報をもとにユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするために、任意のフォルダIDを設定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- Keygenでユーザーを作成するアクションでは、ユーザーを追加したい任意のAccountを設定してください。
■注意事項
- Outlook、KeygenのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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