Boxにファイルがアップロードされたら、OCRで文字を抽出しFloatでClientを一括で追加する

■概要

Boxにアップロードした顧客リストや申込書などのファイル情報を、手作業でFloatに転記していませんか？単純な作業ですが、件数が増えると時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルをアップロードするだけで、OCRが文字情報を自動で抽出しFloatへクライアント情報を追加するため、こうしたFloatとBox間での手作業による登録業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したファイルをもとに、手作業でFloatへクライアント情報を登録している方
• 紙やPDFで受け取った顧客リストのデータ化とFloatへの登録を効率化したい方
• FloatとBoxを連携させ、クライアント情報の登録を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへファイルをアップロードするだけでFloatにクライアント情報が自動登録されるため、データ入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとFloatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、「同じ処理を繰り返す」オペレーションで、抽出したクライアント情報を一件ずつ処理できるように設定します。
6. 最後に、Floatの「Add Client」アクションを設定し、抽出した情報を基にクライアントを自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象フォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Box、FloatのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924