Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する

■概要

重要な依頼が記載されたメールを見落としたり、手作業でのタスク登録に手間を感じたりすることはないでしょうか。特に、ファイルが添付されている場合のタスク管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを作成し、添付ファイルも紐付けることが可能です。API連携のようにシステムを繋ぎ、手作業によるタスク管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとAsanaを使っており、メールからのタスク登録を手作業で行っている方
• 重要な依頼メールの見落としや、タスク作成の遅れを防止したいチームリーダーの方
• APIなどを活用して、日々のタスク管理業務をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録やファイル添付の工数を削減できます。
• 手動でのタスク登録時に起こりうる、依頼内容の転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名や依頼内容を抽出します。
4. 続いて、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にタスクを作成します。
5. 最後に、Asanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを4で作成したタスクに紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、差出人など）を任意で設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（タスク名、期日など）を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です。
• Asanaへのタスク追加設定では、担当者やプロジェクトなどを固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりできます。

■注意事項

• Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924