boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、XeroにContactを作成する

■概要

boxにアップロードされた請求書などの書類情報をもとに、会計ソフトのXeroへ取引先情報を手入力する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能でファイル内の情報を読み取り、Xeroの取引先情報（Contact）を自動で作成または更新することが可能です。Xeroとbox間の面倒なデータ登録作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• boxで受け取った請求書などの情報をXeroへ手入力している経理担当者の方
• Xeroとboxを活用した取引先管理の効率化を進めたいバックオフィスチームの方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• boxにファイルがアップロードされると自動でXeroにContactが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業での転記が不要になることで、取引先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boxとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、抽出した情報をもとにContactを作成または更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• boxのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォルダIDを設定してください。
• XeroでContactを作成するアクションでは、対象となる任意のテナントIDを設定してください。

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■注意事項

• box、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。