■概要

Gmailで受信した取引先や顧客の情報を、会計ソフトのXeroへ手作業で登録していませんか？この方法は、入力ミスや対応漏れのリスクが伴うだけでなく、貴重な時間を奪ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、自動でXeroにコンタクト情報が作成されるため、こうした課題を解消し、顧客管理業務を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• XeroとGmailを日常的に利用し、顧客情報の登録を手作業で行っている経理・営業担当者の方
• Gmailで受け取った情報をXeroへ転記する際のミスや漏れを防止したいと考えている方
• 顧客管理の初動を自動化し、より迅速な対応と業務効率化を目指しているチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけでXeroにコンタクト情報が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からXeroに登録したい情報（会社名、担当者名など）を抽出します
4. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けてコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールの件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定できます
• メール本文からXeroへ登録する情報を抽出する際に、テキスト抽出機能を用いることで、会社名や担当者名など、必要な情報を任意に指定して取り出すことが可能です
• Xeroのオペレーション設定では、コンタクト情報を登録したい対象のテナントを、任意のTenant IDで指定することが可能です

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■注意事項

• Gmail、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。