Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、XeroにContactを作成する

■概要

Gmailで受信したお問い合わせや顧客情報などを、会計ソフトのXeroへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文の情報をもとにXeroへ取引先情報を自動で作成できるため、XeroとGmail間でのデータ連携に関する課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した情報を基に、手作業でXeroへ顧客登録をしている経理や営業担当者の方
• XeroとGmailを活用した顧客管理プロセスを効率化し、よりコア業務に集中したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記のミスを無くし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をきっかけにXeroへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに処理が実行されるため、メール内容のコピーミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メールの内容に応じた処理の分岐条件を設定します
4. 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、メール本文から顧客名や連絡先など、Xeroへの登録に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」アクションで取引先を作成または更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定のテキストなどに応じて、処理を分けるための条件を任意で設定してください。
• Xeroで取引先を作成するアクションを設定する際に、処理の対象となるテナントIDを任意で設定してください。

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■注意事項

• Gmail、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。