Gmailで申込メールを受信したら、Zoomにウェビナー登録者を追加する

■概要

セミナーやウェビナーの申込管理、特にメール経由での受付は、手作業での転記が多く手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで申込メールを受信した際に、メール本文から申込者情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加することが可能です。APIを利用した開発を行うことなく、セミナーの申込管理を自動化し、担当者の負担を軽減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとZoomを利用し、セミナー申込者の管理を手作業で行っている担当者の方
• APIなどを活用してウェビナーの登録プロセスを自動化したいと考えている方
• セミナー申込者の登録漏れや入力ミスを防ぎ、管理業務を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで申込メールを受信するだけでZoomへ自動で登録者情報が追加されるため、セミナー管理にかかる作業時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な参加者管理を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文から申込者の氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、抽出した情報を連携して登録者を自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションでは、登録先となる任意のウェビナーIDを指定してください。
• また、連携するZoomアカウントも任意のアカウント（メールアドレス）で設定が可能です。

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■注意事項

• Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。