Microsoft SharePointに音声ファイルがアップロードされたら、議事録を作成しGoogle スプレッドシートに追加する

‍■概要

会議やインタビューの音声データをMicrosoft SharePointで管理しているものの、その後の文字起こしや議事録作成に手間がかかっていませんか？手作業での音声の文字起こしは時間がかかり、内容の要約や転記作業も大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに音声ファイルをアップロードするだけで、AIによる文字起こしから議事録作成、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointで管理する音声データの文字起こし業務に時間がかかっている方
• 会議やインタビューの議事録作成を担当し、手作業での転記や要約に課題を感じている方
• 音声コンテンツの管理プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへの音声ファイル追加を起点に、文字起こしから記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• AIによる文字起こしと自動転記により、聞き間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. オペレーションの分岐機能で、作成日付と更新日時が一致する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルを取得します
5. 続いて、音声文字起こし機能でダウンロードした音声ファイルを指定し、テキストデータに変換します
6. AI機能の「テキストを生成する」アクションで、文字起こしした内容を要約するなどして議事録を作成します
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、生成された議事録を指定のシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• AI機能では、「以下のテキストを要約して」「会議の決定事項を抽出して」など、目的に応じてテキストを生成するためのプロンプトを自由に設定可能です
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、記録先のスプレッドシートやシート、書き込む列などを任意で指定してください

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。