■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた大量のファイル、一つひとつ開いて内容を確認する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でOCRが内容を読み取り、ChatGPTが要約を作成します。この連携により、ドキュメント管理と情報把握のプロセスを効率化し、手作業による確認漏れなどの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保管された報告書や議事録などの内容確認に時間を要している方
• ChatGPTを活用して、Microsoft SharePoint上のファイル共有や情報管理を効率化したい方
• 定型的なドキュメントレビューから解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加を起点に、内容の読み取りから要約までが自動で実行されるため、手作業での確認時間を短縮できます。
• OCRとChatGPTによる自動処理により、人による読み飛ばしや要点の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとChatGPTをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 次に、ChatGPTの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します。
7. 最後に、Yoomのメール送信機能を設定し、生成された要約を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、アップロードを検知する対象フォルダを任意で指定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの中から特定の項目のみを抽出するなど、設定を柔軟にカスタムすることが可能です。
• ChatGPTに送信するプロンプトは自由にカスタマイズできるため、要約だけでなく、テキストの分析や翻訳といった処理にも応用できます。
• メールの通知先は任意で設定でき、件名や本文にはChatGPTが生成した要約など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。