Gmailでメールを受信したら、件名と期限を抽出してGoogle スプレッドシートに範囲に値を入力する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailで受け取るタスク依頼やリマインダーの管理に手間を感じていませんか。重要なメールを見落としたり、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する際にミスが発生することもあります。このワークフローは、特定のメールを受信すると自動で件名や期限を抽出し、Google スプレッドシートに記録するため、手動でのリマインダー管理から解放され、スムーズなタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信するタスク依頼などをGoogle スプレッドシートで管理している方
手作業での情報転記によるタスクの抜け漏れやミスを防ぎたいと考えている方
APIを活用して、リマインダーやタスク管理の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailの受信をトリガーにタスクが自動で記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます
システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
トリガーにGmailを設定し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します
次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメールの件名や本文から必要な情報を抽出します
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」を設定し、抽出した情報を指定のセルに入力します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートへ値を入力するオペレーションでは、出力先となる任意のスプレッドシートID、シート名、および値を入力するセル範囲を設定することが可能です

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。