Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho CRMの連絡先に添付する

■概要

Boxにアップロードした書類を、手作業でZoho CRMの連絡先に添付する作業は手間がかかる上に、添付漏れなどのミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、OCRがファイル内の情報を読み取り、該当するZoho CRMの連絡先を自動で検索してファイルを添付することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとZoho CRMを利用し、顧客関連書類の管理を手作業で行っている方
• Zoho CRMの連絡先へのファイル添付作業を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業によるファイルの添付漏れや、誤った情報への紐付けなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Zoho CRMへのファイル添付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業が介在しないため、ファイルの添付漏れや、別の連絡先へ添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、アップロードされたファイルから特定の情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を検索」を設定し、OCRで抽出した情報をもとに該当する連絡先を探します。
6. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先にファイルを添付」を設定し、ダウンロードしたファイルを特定の連絡先に添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目（例：メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。
• Zoho CRMの設定では、お使いのZohoドメインや、連絡先を検索する際の対象項目などを任意で設定してください。

■注意事項

• Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924