■概要
Salesforceの商談が進むたびに、手作業で契約書を作成していませんか？顧客情報をコピー＆ペーストする作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Salesforceの商談フェーズが更新されたタイミングをきっかけに、Google スプレッドシートを雛形とした契約書の自動作成を実現し、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの情報を元にした契約書作成に手間を感じている営業担当者の方
- 契約書作成業務の自動化を検討している法務・営業企画部の方
- 手作業による転記ミスをなくし、業務全体の効率化を図りたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズ更新を起点に契約書が自動作成されるため、これまで書類作成に費やしていた時間を短縮することが可能です
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した商談のフェーズが契約書作成の対象となる特定のフェーズである場合に、後続の処理に進むよう条件を設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Google スプレッドシートで作成した雛形を元に契約書を発行するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- 分岐機能では、契約書作成のトリガーとしたい商談フェーズを条件として任意に設定することが可能です
- 書類発行機能では、契約書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを設定し、Salesforceから取得した顧客名や金額などを書類のどの箇所に反映させるか、自由に設定できます
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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