Gmailで応募メールを受信したら、DiscordでDMチャンネル作成し採用ロール付与する

■概要

採用活動において、応募メールが届くたびに手動でDiscordのチャンネルを作成し、応募者用のロールを付与する作業は手間がかかるのではないでしょうか。応募数が増えるにつれて、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとして、Discordでのチャンネル作成からロールの自動付与までを一貫して実行できるため、採用業務の初動をスムーズに効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Discordを活用した採用活動で、応募者ごとのチャンネル作成を手作業で行っている方
• 応募者に対してDiscordの特定ロールを手動で付与しており、自動化したいと考えている方
• 採用フローにおける初期対応の工数を削減し、コア業務に集中したい人事担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• 応募メールの受信を起点に、Discordでのチャンネル作成とロール付与が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるロールの付与間違いやチャンネルの作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者対応の品質を一定に保つことに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウントとDiscordアカウントをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文から応募者のDiscordユーザーIDなどの情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでDiscordの「ダイレクトメッセージチャンネルを作成」アクションを設定し、応募者とのDMチャンネルを作成します。
5. 最後に、同じくDiscordの「ユーザーに指定のロールを付与する」アクションを設定し、応募者に採用候補者用のロールを付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのアクションを設定する際、連携対象としたいサーバーのIDを任意で設定してください。
• 応募者に付与するロールは、任意で設定したロールIDに変更することが可能です。

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■注意事項

• Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください