■概要

Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存・管理していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、保存忘れや関係者への共有漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、Gmailの添付ファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードし、関係者への共有までを完結させることができ、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailの添付ファイルをGoogle Driveへ手作業でアップロードしている方
• 重要なファイルの保存や共有を自動化し、業務の抜け漏れをなくしたい方
• 定期的に発生するファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でアップロードする手間を省き、時間を有効活用できます
• 手作業によるファイルの保存忘れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルをアップロードします
4. 続いて、アップロードしたファイルの権限を共有しやすいように「リンクを知っている全員」に変更するアクションを設定します
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者宛にファイルの共有リンクを記載したメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく、受信メールの件名などの情報をもとに動的に設定することが可能です
• 最後のGmailの送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Google Driveで取得した共有リンクを変数として本文に差し込むことができます

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924