■概要
クラウド型業務システム「board」で顧客情報を管理し、その情報を「Coda」のドキュメントやテーブルに転記する作業に手間を感じていませんか。
特に特定の条件に合う顧客データだけを抽出して転記する作業は、見落としなどのミスが発生しやすく、注意が必要な業務です。
このワークフローは、boardで特定の条件に合致する顧客が作成・更新された際に、その情報をもとに自動でCodaのテーブルに行を追加します。このCodaとboard間の連携により、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している顧客情報の中から、特定条件のデータのみをCodaに転記している方
- Codaとboardを連携させ、顧客データの一元管理や活用の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに顧客情報が登録されると、設定した条件に基づき自動でCodaへ行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 条件の判定からデータの追加までを自動化することで、転記する際の選択ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」アクションを設定します
- 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、Codaへ情報を追加したい顧客の条件を定めます
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を指定のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のアクションで、boardから取得した情報（例：顧客のステータス、業種など）をもとに、どのような条件に合致した場合に後続の処理に進むかを任意で設定してください
- Codaに行を追加するアクションで、boardから取得したどの情報（顧客名、担当者名など）をCodaのどの列に追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- boardとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
.png)
.png)
.avif)
