毎日Google Workspaceのグループメンバーを一括でMicrosoft Excelに同期する

■概要

Google Workspaceのグループメンバー情報を、定期的にMicrosoft Excelへ手作業で転記・更新する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日定時にGoogle Workspaceのグループメンバー情報を自動的に取得し、Microsoft Excelのリストを更新することが可能です。手作業による更新の手間や転記ミスといった課題を解消し、メンバー情報を正確かつ効率的に管理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceのグループメンバー情報を手動で管理している情報システム担当者の方
Microsoft Excelで作成した従業員リストなどを手作業で更新しているチームリーダーの方
メンバー情報の棚卸しや同期作業の自動化によって、管理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

毎日自動でGoogle Workspaceのグループメンバー情報がMicrosoft Excelに同期されるため、これまで手作業での更新にかかっていた時間を削減できます
手作業での情報転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを毎日起動するように日時を指定します
続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループのメンバーの一覧を取得」アクションを設定します
次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したメンバーの一覧データをもとに後続の処理をメンバーごとに行います
繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、各メンバーの詳細情報を取得します
次に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに書き込みます
最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の通知を送信します

■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週など、フローを実行する頻度や日時を自由に設定できます
Google Workspaceの各アクションでは、対象とするグループIDを指定したり、前段の処理で取得した情報を変数として利用したりすることが可能です
繰り返し処理機能では、前段で取得したメンバー一覧のデータを変数として設定し、繰り返し処理の条件をカスタマイズできます
Microsoft Excelのアクションでは、同期先のファイルやシートを指定し、どの列にどのメンバー情報を書き込むかを任意に設定できます
メール機能では、通知の宛先、件名、本文を自由にカスタマイズし、前段の処理結果などを変数として本文に含めることも可能です

■注意事項

Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Workspace、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。

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