■概要
イベントの参加受付などで、フォームに回答があった際に手動でQRチケットを発行し、Gmailで送付する作業に手間を感じていませんか？Google スプレッドシートで申込者情報を管理している場合、情報の転記漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーも起こり得ます。 このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーにしてGoogle スプレッドシートへ情報を自動で追加し、QRチケットを自動発行後、Gmailで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの申し込みに応じて、手作業でQRチケットを発行しGmailで送付している方
- Google スプレッドシートで申込者情報を管理しており、手入力によるミスをなくしたい方
- イベントやセミナーの受付業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からQRチケットの自動発行、Gmailでの送付までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記やメール作成がなくなるため、入力ミスやQRチケットの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、フォームの回答内容を記録します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを自動操作する」を設定し、QRコードを生成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、生成したQRチケット情報を申込者に通知します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を設定し、送信ステータスなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、申込者に回答してもらいたい名前やメールアドレスなどの質問項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加する設定では、回答内容を記録したいスプレッドシートやシート、テーブルの範囲などを指定してください。
- RPA機能では、QRコードを生成するWebページのURLや、QRコードに含める情報（申込者情報など）を任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信する設定では、宛先（フォームで取得したメールアドレス）や件名、本文などを自由に設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新する設定では、更新対象のスプレッドシートやシート、送信ステータスを記録する列などを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は『ブラウザを操作する』の設定方法をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
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