Google スプレッドシートの行が更新されたら、指定ファイルからユーザー権限を削除する
Google スプレッドシートの行が更新されたら、指定ファイルからユーザー権限を削除する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで情報が更新された際、指定ファイルのユーザーへの共有を停止するために手動で権限を変更する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このようなファイルの権限管理は重要ですが、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーとして、対象ファイルの権限を自動で削除できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの権限を手動で削除しており、手間を感じている方
- ファイルの権限管理を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- プロジェクトの進捗に応じて、ファイルのアクセス権限を柔軟に変更したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 行の更新をトリガーに指定ファイルからユーザーの権限が自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます
- 手動での設定ミスや対応漏れのリスクを軽減し、重要なスプレッドシートの保護管理を徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダから権限を削除する」アクションを設定し、対象のファイルを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で指定してください
- Google Driveで権限を削除するアクションでは、対象のファイルIDや、削除したい権限のパーミッションIDを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 権限削除の対象とするファイルのID、および、ユーザーのパーミッションIDをGoogle スプレッドシートに入力しておいてください。パーミッションIDはGoogle Drive「ファイルやフォルダから権限を削除する」アクションのパーミッションID設定欄の候補から確認可能です。
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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行が更新されたら
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フローボットオペレーション
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