特定のメールを受信したら、Microsoft Teamsのプライベートチャネルに招待する
特定のメールを受信したら、Microsoft Teamsのプライベートチャネルに招待する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
特定のメールを受信した際、都度Microsoft Teamsのプライベートチャネルへメンバーを手動で追加する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、指定したメンバーをMicrosoft Teamsのプライベートチャネルへ自動で追加できます。 手作業による招待漏れなどのミスを防ぎ、関連業務をスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの連絡を起点に、Microsoft Teamsでのメンバー追加作業を効率化したい方
- プロジェクトごとにプライベートチャネルを作成し、メンバー管理を手作業で行っている方
- 部署異動や新規参加者の対応で、アクセス権限の付与を自動化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手作業でメンバーを追加する時間を削減できます
- 手作業による招待漏れや、誤ったユーザーを招待してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文などから招待したいメンバーのメールアドレスを抽出します
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「ユーザー情報を取得」アクションで抽出したメールアドレスからユーザー情報を取得します
- 最後に、Microsoft Teamsの「プライベートチャネルにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したユーザー情報を基にメンバーを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されているフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能のオペレーションでは、トリガーで取得したメール本文などの値から、抽出したいテキスト項目（例：メールアドレス）を任意で設定できます
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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