フォームに入力された内容を用いて請求書を発行し、承認後Gmailで送付する
フォームに入力された内容を用いて請求書を発行し、承認後Gmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Gmail
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートを利用した請求書作成業務において、手作業での転記やメール送付に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を自動で作成し、社内承認を経てGmailで送付・社内通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの請求書作成や送付業務を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書の作成から送付までのプロセスを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
- 手作業による請求書関連のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力から請求書の作成、承認、送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能です。
- 手作業によるデータの転記や宛先の設定が不要になるため、金額の入力間違いや送付先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Gmail、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「で書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートで用意した請求書の雛形から書類を発行します。
- 続いて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、発行した請求書の内容を担当者に承認依頼します。
- 承認後、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取引先へ請求書を送付します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、担当者へ完了通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行機能では、請求書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルや、取引先名、金額などを反映させたいセルを自由に設定できます。
- 「書類を発行する」アクションでは、発行した請求書PDFを格納するGoogle Driveのフォルダを任意で指定することが可能です。
- 承認依頼機能では、承認を依頼する担当者を指定できるほか、依頼時のメッセージ内容に請求金額や取引先名といった情報を変数として含めることができます。
- Gmailの設定では、送付先のメールアドレス、件名、本文などを任意で設定でき、発行した請求書を添付ファイルとして送付することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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フローボットトリガー
スペースにメッセージが送信されたらボットにメンション付きのメッセージを送信したらスペースにファイルが投稿されたら
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メッセージを送信スペースを削除スペースを作成スペースにメンバーを招待スペースからメンバーを削除スペースにグループを招待メンバーのスペース権限を変更スレッドにメッセージを送信メッセージを引用して返信スペースの更新ダイレクトメッセージのスペースを作成ファイルを添付してメッセージを送信添付ファイルをアップロードファイルをダウンロードメッセージ一覧を取得
