■概要
Airtableで管理している情報をもとに、手作業で書類を作成していませんか？定期的なドキュメント作成は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Googleドキュメントでの書類作成からGmailでのメール送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客管理を行い、定期的に関連ドキュメントを作成している営業担当者の方
- Airtableの情報から見積書や請求書などを手作業で作成している営業事務の方
- チーム内のドキュメント作成業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点に書類作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableの情報をもとに書類を作成する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの設定では、連携対象となるベースIDやテーブルID、取得する値を任意で設定してください。
- Googleドキュメントの設定では、テンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、作成した書類の格納先フォルダIDを指定し、Airtableのどの情報を書類のどこに反映させるかといったフィールドを自由に設定可能です。
- Gmailの設定では、メールの宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にAirtableから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Airtable、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
