■概要
Gmailで受信するお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、一件ずつ確認してAirtableに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 また、手作業による転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GmailとAirtableの連携を自動化できるため、特定のメールを受信するだけでChatGPTが内容を解析し、Airtableへ自動でレコードを作成します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせをAirtableで管理しているカスタマーサポート担当者の方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
- GmailとAirtableを連携させ、情報管理の自動化や効率化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、Airtableへのレコード作成が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを減らし、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、AirtableをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール本文を要約したり、必要な情報を抽出したりするための「テキストを生成」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを任意のレコードに追加する。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「お問い合わせ」や「資料請求」など、検知したいキーワードを任意で設定してください。
- ChatGPTへの指示内容は任意で設定可能です。例えば、メール本文から「会社名」「担当者名」「用件」などの項目を抽出するよう指示できます。
- Airtableでレコードを作成する際に、対象となるベースやテーブル、情報を格納するフィールドを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとChatGPT、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
