Outlookで特定のメールを受信したら、タスクを作成しTrelloにカードを追加する
Outlookで特定のメールを受信したら、タスクを作成しTrelloにカードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Slack
と
Trello
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、手動でタスク管理ツールへ入力する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は、対応漏れや入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが解析し、自動でOutlookのタスクやTrelloのカードへのデータ入力・作成までを実行するため、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールをもとに、Trelloへ手動でカードを作成している方
- メールからのタスク起票漏れや、Outlookへのタスクの自動入力漏れを防ぎたいと考えている方
- 複数のツールを跨いだ定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーにタスクやカードが自動作成されるため、これまで手動で入力していた時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Trello、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、抽出した情報を基に「タスクを作成する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、関係者へ通知が飛ぶように「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、検知対象としたいメールのキーワードを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいか、AIへの指示内容を任意で設定することが可能です。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、作成先のユーザーやリストを任意で指定できるほか、タイトルや詳細、期限などに前段で取得した情報を反映できます。
- Trelloでカードを作成するオペレーションでは、カードを追加したいボードやリストを任意で設定してください。 各項目には、前段で取得した情報を反映可能です。
- Slackで通知を送るオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で指定でき、メッセージ本文は前段で取得した値を使って自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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