Google スプレッドシートで行が更新されたら、リードの状況に応じたパイプラインを自動化する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Cal.com

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで案件やリードのパイプラインを管理しているものの、ステータス変更に伴うメール連絡や次のアクションを手作業で行うことに手間を感じていませんか。手作業による対応は、連絡漏れや対応の遅れといったミスに繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、リードの状況に応じたパイプライン上のアクションを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートでパイプラインを管理し、手作業での更新や連絡に課題を感じている方
リードのステータス変更に応じたアクションを自動化し、営業プロセスを効率化したい方
手作業による連絡漏れや対応の遅延を防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの更新を起点に、メール送信や予約登録が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手動でのデータ参照やメール作成が不要になるため、連絡先の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシート、Gmail、Cal.comをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで「切り替え」を設定し、更新されたステータスに応じて後続の処理を分岐させます
次に、オペレーションで「AI 機能」を使い、顧客に送信するメール文面などを生成するためのマニュアル（指示）を作成します
次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した文章を使用して状況に応じたメールを自動で送信します
続いて、別の切り替え条件でオペレーションのCal.comの「予約を登録する」アクションを設定し、商談などの日程を登録します
最後に、さらに別の切り替え条件でオペレーションのGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、実行したアクションをシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

AIのテキスト生成機能では、トリガーで取得した情報や固定のテキストを使用して、メール内容を作成するプロンプト（指示内容）を自由にカスタマイズできます。
Gmailでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや本文を任意で設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した顧客名などの情報や生成した文章を変数として埋め込むことが可能です。
Cal.comでの予約登録アクションでは、予約のタイトルや参加者情報などの各項目に、固定のテキストを設定したり、前段のオペレーションで取得した値を変数として設定したりできます。
Google スプレッドシートのレコード更新アクションでは、どの行のどの列に、どのような情報を書き込むかを自由に設定できます。固定のテキストのほか、変数を用いて動的な情報を記録することも可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、Gmail、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
進行先を切り替えるはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。