HubSpotから契約書を発行し、OneDriveに格納する
HubSpotから契約書を発行し、OneDriveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Googleドキュメント
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
HubSpotでの契約管理において、取引情報をもとに手作業で契約書を作成し、ファイルストレージに格納する業務は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ページからワンクリックで、取引情報が反映された契約書をGoogleドキュメントで自動発行し、指定のOneDriveフォルダに格納までを自動化できます。これにより、HubSpotを活用した契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの契約管理プロセスにおいて、契約書作成の手間に課題を感じている方
- HubSpotとOneDriveを併用しており、手作業によるファイル管理を効率化したい方
- 契約書発行時の転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報をもとに契約書を自動で発行し、OneDriveへ格納するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、OneDrive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「取引詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」アクションを設定し、契約書に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を生成します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書ファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したいHubSpotの取引ページなど、任意のページURLを設定可能です。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなるドキュメントのファイルID、発行した書類の格納先Google DriveフォルダID、出力ファイル名をそれぞれ任意で設定可能です。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダを任意で設定可能です。
■注意事項
- HubSpot、OneDrive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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