HubSpotから契約書を発行し、Microsoft SharePointに格納する
HubSpotから契約書を発行し、Microsoft SharePointに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Googleドキュメント
と
Microsoft SharePoint
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、手作業で契約書を作成し、ファイルサーバーに格納する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとに契約書を自動で発行し、Microsoft SharePointに格納するまでの一連の業務を自動化できます。HubSpotを活用した契約管理のプロセスを効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを利用しており、契約管理に関連する業務を効率化したいと考えている営業担当者の方
- 契約書の作成やMicrosoft SharePointへの格納作業を手作業で行っている法務・営業事務担当者の方
- HubSpotを起点としたバックオフィス業務の自動化やDXを推進している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpot上のボタン一つで契約書の発行から格納までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記やファイルの格納作業が削減されるため、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページで起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」および「コンタクトの取得」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとに、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、発行された書類をMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定可能です。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意で設定可能です。
- Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダを任意で設定可能です。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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