HubSpotから契約書を発行し、Microsoft SharePointに格納する
Googleドキュメント HubSpot Microsoft SharePoint

HubSpotから契約書を発行し、Microsoft SharePointに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
HubSpot
Microsoft SharePoint
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、手作業で契約書を作成し、ファイルサーバーに格納する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとに契約書を自動で発行し、Microsoft SharePointに格納するまでの一連の業務を自動化できます。HubSpotを活用した契約管理のプロセスを効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • HubSpotを利用しており、契約管理に関連する業務を効率化したいと考えている営業担当者の方
  • 契約書の作成やMicrosoft SharePointへの格納作業を手作業で行っている法務・営業事務担当者の方
  • HubSpotを起点としたバックオフィス業務の自動化やDXを推進している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
  • HubSpot上のボタン一つで契約書の発行から格納までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記やファイルの格納作業が削減されるため、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、HubSpot、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページで起動するように設定します。
  3. 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」および「コンタクトの取得」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
  4. 次に、取得した情報をもとに、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。
  5. 最後に、発行された書類をMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定可能です。
  • Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意で設定可能です。
  • Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダを任意で設定可能です。
■注意事項
  • HubSpot、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。 
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
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Googleドキュメント
を使ったテンプレート

Airtableに追加したレコードを引き金にGeminiが文書を生成しGoogleドキュメントを作成するフローです。マニュアル作成の時間短縮と品質の均一化を後押しし、担当者の手間を軽減します。

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Boxにアップされた請求書・契約書PDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントへ自動追記するワークフローです。手作業の転記を削減し、入力ミスや確認漏れを防いで書類管理を効率化できます。
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を使ったテンプレート

Google Workspaceにユーザが新しく登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になり、効果的な業務進行が期待できます。

Airtableに新しいレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。レコード情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質の向上に繋がります。自動でHubSpotにチケットが作成されるため迅速な対応が可能となります。

Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint
を使ったテンプレート

@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。

フォームの回答をもともにSharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Slackに通知するフローです。‍

Boxに追加されたファイルを自動でMicrosoft SharePointへコピーするフローです。手動移行の手間やアップロード漏れを減らし、ファイル管理の精度と作業効率を高めます。
使用しているアプリについて
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YoomではGoogleドキュメントのAPIをノーコードで活用することが可能です。YoomとGoogleドキュメントを連携することで、Googleドキュメントで作成した書類の雛形をもとに、自動的に契約書などのPDF書類を作成し、様々なSaaSに作成した書類を連携することが可能です。
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YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。
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@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。

フォームの回答をもともにSharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Slackに通知するフローです。‍

Boxに追加されたファイルを自動でMicrosoft SharePointへコピーするフローです。手動移行の手間やアップロード漏れを減らし、ファイル管理の精度と作業効率を高めます。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    新しいコンタクトが作成されたら
    新しい会社が作成されたら
    新しい取引が作成されたら
    コンタクトが作成または更新されたら
    会社が作成または更新されたら
    取引が作成または更新されたら
    フォームが送信されたら
    製品が作成されたら
    製品が作成または更新されたら
    取引が指定のステージに更新されたら
    カスタムオブジェクトにレコードが作成されたら
    カスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら
    注文が作成または更新されたら
    注文が作成されたら
    チケットが作成されたら
    チケットが作成または更新されたら
    サービスが作成されたら
    サービスが作成または更新されたら
    タスクが作成されたら
    取引にメモが追加されたら
    リストにアイテムが追加・更新されたら
    サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
    サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
    文末にテキストを追加
    値を置換
    新しいドキュメントを作成する
    ドキュメントのコンテンツを取得
    ドキュメントに画像を挿入
    コンタクトの作成
    コンタクトの取得
    最新のコンタクトのコンタクトIDを取得
    コンタクトの更新
    コンタクトを検索(キーワード検索)
    会社の作成
    会社情報の取得
    最新の会社IDを取得
    会社の更新
    会社を検索(キーワード検索)
    取引の作成
    取引情報の取得
    最新の取引IDを取得
    取引の更新
    取引を検索(キーワード検索)
    コンタクトのカスタムプロパティを取得
    会社のカスタムプロパティを取得
    取引のカスタムプロパティを取得
    コンタクトIDの一覧を取得
    会社IDの一覧を取得
    取引を検索(フィルタ検索)
    コンタクトのカスタムプロパティを更新
    会社のカスタムプロパティを更新
    取引のカスタムプロパティを更新
    チケットを作成
    フォームに情報を送信
    チケットを更新
    レコードを関連付ける
    コンタクトにメモを追加
    ファイルの公開用URLを取得
    カスタムオブジェクトのレコードを取得
    カスタムオブジェクトのレコードを作成
    カスタムオブジェクトのレコードを更新
    カスタムオブジェクトのレコードを検索
    製品を取得
    製品を作成
    製品を更新
    製品を検索(キーワード検索)
    チケットのカスタムプロパティを更新
    会社にメモを追加
    取引にメモを追加
    チケットにメモを追加
    会社にミーティングを追加
    複数のコンタクトを検索(フィルタ条件)
    チケットの詳細を取得
    取引に商品項目を追加
    製品を検索(フィルタ検索)
    オーナー(担当者)情報を取得
    オーナー(担当者)のリストを取得
    複数の会社を検索(フィルタ条件)
    カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加
    特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得
    特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得
    ユーザーを作成
    サービスのカスタムプロパティを取得
    ミーティングログを作成
    チケットのカスタムプロパティを取得
    見積もりを取得
    見積もりを更新
    タスクを作成
    見積もりを削除
    見積もりを検索
    フォームの作成
    コールログの作成
    税率の一覧取得
    項目を検索(フィルタ検索)
    手数料を検索(フィルタ検索)
    割引を検索(フィルタ検索)
    見積もりテンプレートを検索(フィルタ検索)
    見積もりに署名者を追加
    見積もりを作成
    取引の商品項目を取得
    商品項目の詳細情報を取得
    タスクの一覧を取得
    タスクの取得
    オブジェクトの関連を確認
    ユーザー情報を取得
    ユーザーを検索(キーワード検索)
    ユーザーを検索(フィルタ検索)
    サブスクリプション定義一覧を取得
    複数のチケット検索(フィルタ条件)
    ファイルをアップロード
    フォルダを作成
    フォルダ・ファイルを検索
    ファイルを複製
    ドキュメントのカスタム列に情報を登録
    特定のアイテム情報を取得
    ファイルをダウンロード
    ドライブ直下にフォルダを作成
    特定のリストの情報を取得
    指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得(全期間)
    指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得(過去7日間)
    ファイル・フォルダを削除
    ファイルを別のフォルダに移動
    リストにアイテムを追加する
    リストのアイテムを更新する
    リストのアイテムを更新する(複数選択肢)
    特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得
    指定リストの初回デルタリンクを取得する
    リストアイテムの更新差分を取得する
フローボットトリガー
    アクションがありません
フローボットオペレーション
    文末にテキストを追加
    値を置換
    新しいドキュメントを作成する
    ドキュメントのコンテンツを取得
    ドキュメントに画像を挿入
フローボットトリガー
    新しいコンタクトが作成されたら
    新しい会社が作成されたら
    新しい取引が作成されたら
    コンタクトが作成または更新されたら
    会社が作成または更新されたら
    取引が作成または更新されたら
    フォームが送信されたら
    製品が作成されたら
    製品が作成または更新されたら
    取引が指定のステージに更新されたら
    カスタムオブジェクトにレコードが作成されたら
    カスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら
    注文が作成または更新されたら
    注文が作成されたら
    チケットが作成されたら
    チケットが作成または更新されたら
    サービスが作成されたら
    サービスが作成または更新されたら
    タスクが作成されたら
    取引にメモが追加されたら
フローボットオペレーション
    コンタクトの作成
    コンタクトの取得
    最新のコンタクトのコンタクトIDを取得
    コンタクトの更新
    コンタクトを検索(キーワード検索)
    会社の作成
    会社情報の取得
    最新の会社IDを取得
    会社の更新
    会社を検索(キーワード検索)
    取引の作成
    取引情報の取得
    最新の取引IDを取得
    取引の更新
    取引を検索(キーワード検索)
    コンタクトのカスタムプロパティを取得
    会社のカスタムプロパティを取得
    取引のカスタムプロパティを取得
    コンタクトIDの一覧を取得
    会社IDの一覧を取得
    取引を検索(フィルタ検索)
    コンタクトのカスタムプロパティを更新
    会社のカスタムプロパティを更新
    取引のカスタムプロパティを更新
    チケットを作成
    フォームに情報を送信
    チケットを更新
    レコードを関連付ける
    コンタクトにメモを追加
    ファイルの公開用URLを取得
    カスタムオブジェクトのレコードを取得
    カスタムオブジェクトのレコードを作成
    カスタムオブジェクトのレコードを更新
    カスタムオブジェクトのレコードを検索
    製品を取得
    製品を作成
    製品を更新
    製品を検索(キーワード検索)
    チケットのカスタムプロパティを更新
    会社にメモを追加
    取引にメモを追加
    チケットにメモを追加
    会社にミーティングを追加
    複数のコンタクトを検索(フィルタ条件)
    チケットの詳細を取得
    取引に商品項目を追加
    製品を検索(フィルタ検索)
    オーナー(担当者)情報を取得
    オーナー(担当者)のリストを取得
    複数の会社を検索(フィルタ条件)
    カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加
    特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得
    特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得
    ユーザーを作成
    サービスのカスタムプロパティを取得
    ミーティングログを作成
    チケットのカスタムプロパティを取得
    見積もりを取得
    見積もりを更新
    タスクを作成
    見積もりを削除
    見積もりを検索
    フォームの作成
    コールログの作成
    税率の一覧取得
    項目を検索(フィルタ検索)
    手数料を検索(フィルタ検索)
    割引を検索(フィルタ検索)
    見積もりテンプレートを検索(フィルタ検索)
    見積もりに署名者を追加
    見積もりを作成
    取引の商品項目を取得
    商品項目の詳細情報を取得
    タスクの一覧を取得
    タスクの取得
    オブジェクトの関連を確認
    ユーザー情報を取得
    ユーザーを検索(キーワード検索)
    ユーザーを検索(フィルタ検索)
    サブスクリプション定義一覧を取得
    複数のチケット検索(フィルタ条件)
フローボットトリガー
    リストにアイテムが追加・更新されたら
    サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
    サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
    ファイルをアップロード
    フォルダを作成
    フォルダ・ファイルを検索
    ファイルを複製
    ドキュメントのカスタム列に情報を登録
    特定のアイテム情報を取得
    ファイルをダウンロード
    ドライブ直下にフォルダを作成
    特定のリストの情報を取得
    指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得(全期間)
    指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得(過去7日間)
    ファイル・フォルダを削除
    ファイルを別のフォルダに移動
    リストにアイテムを追加する
    リストのアイテムを更新する
    リストのアイテムを更新する(複数選択肢)
    特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得
    指定リストの初回デルタリンクを取得する
    リストアイテムの更新差分を取得する
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