HubSpotから契約書を発行し、Microsoft SharePointに格納する
HubSpotから契約書を発行し、Microsoft SharePointに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Googleドキュメント
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで案件を管理しているものの、契約書の作成や管理は手作業で行い、手間を感じていませんか？情報の転記ミスや、作成したファイルの格納漏れは避けたい業務上の課題です。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとにワンクリックで契約書を自動発行し、指定のフォルダへ格納までを完結させることが可能です。HubSpotを活用した契約管理業務を効率化し、手作業によるミスや手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの情報を基に、手作業で契約書を作成している営業や営業事務担当の方
- HubSpotでの契約管理プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
- 作成した契約書の格納や管理に手間を感じており、人的ミスをなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ページから直接契約書の発行、格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、作成した契約書の格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページから起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」アクションを設定し、契約書に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意で設定可能です。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダを任意で設定できます。また、オペレーションを追加してMicrosoft SharePointにファイルをアップロードするようカスタムすることも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
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