Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Microsoft Teamsに通知する
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Microsoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Google Driveでのファイル共有時、毎回手動で共有権限を変更し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型的でありながら、設定ミスや通知漏れが許されないため、気を遣う業務の一つです。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動で共有設定が変更されMicrosoft Teamsへ通知されるため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有と、Microsoft Teamsでの通知を手作業で行っている方
- 複数人へGoogle Drive上のファイルを共有する機会が多く、作業の効率化を図りたいと考えている方
- ファイル共有時の権限設定ミスや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、共有設定の変更から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定ミスやMicrosoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルの権限を変更します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが共有された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルの追加を監視する対象として、任意のフォルダIDを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信したいチームIDとチャネルIDをそれぞれ任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名やURLなどを組み合わせて自由に作成できます。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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