Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Google Chatに通知する
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、都度手作業で権限を変更し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 この一連の作業が頻繁に発生すると、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動で共有設定が変更され、Google Chatへ通知が送信されるため、ファイル共有に関する手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- チーム内の情報伝達にGoogle DriveとGoogle Chatを利用している方
- ファイル共有時の権限設定ミスや関係者への通知漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、共有設定の変更と通知が自動化されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動での操作が不要になることで、共有権限の設定ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、ファイルが共有された旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信したいスペースのリソース名を任意で設定してください
■注意事項
- Google Drive、Google ChaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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