■概要
Dropboxにアップロードしたファイルを、手作業でコラボフローにもアップロードする作業に手間を感じていませんか。このような二重のファイル登録作業は、手間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスを引き起こす原因にもなり得ます。 このワークフローを活用することで、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーとして、コラボフローへのファイルアップロードを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxとコラボフローを併用し、二重のファイル登録作業を減らしたいと考えている方
- コラボフローへのファイルアップロードを自動化し、申請業務の効率化を図りたい方
- 手作業によるファイルの添付漏れや、登録ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルがアップロードされると、自動でコラボフローにも連携されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのファイル登録によるアップロード漏れや、誤ったファイルを添付するといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、コラボフロー、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、コラボフローの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、実行履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するオペレーションでは、記録先のデータベースや、記録する内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Dropbox、コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
