■概要
OneDriveにアップロードした申請書類などのファイルを、都度コラボフローにも手動でアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな手間となり、ファイルの添付漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、コラボフローへのファイルアップロードが自動化されます。申請業務におけるファイル連携の手間を減らし、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとコラボフローを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- コラボフローで行う申請業務において、ファイルの添付漏れやミスを防止したい方
- 申請業務に関連するファイルアップロードのプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを追加するだけで、コラボフローにも自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での作業が削減されることで、ファイルのアップロード忘れや異なるファイルを添付するといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、コラボフロー、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを連携します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名やアップロード日時などの情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダや、特定のファイル名を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加するオペレーションでは、記録先のファイルやシート、記録する内容（ファイル名やアップロード日時など）を任意で設定できます。
■注意事項
- OneDrive、コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
