Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらGoogle Chatに通知する
Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Boxで重要なファイルを管理している際、意図しないファイルの削除に気づくのが遅れてしまうといった課題はありませんか？手動での確認作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Boxでファイルが削除された際の通知を自動化できるため、ファイルの削除を即座に把握し、管理体制を強化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxをチームで利用しており、重要なファイルの削除を即座に把握したいと考えている管理者の方
- 手作業でのファイル削除確認に手間を感じており、自動化によって業務を効率化したい方
- Boxのファイル管理におけるヒューマンエラーを減らし、セキュリティを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxの指定フォルダでファイルが削除されると自動で通知が飛ぶため、手動での確認作業が不要になり、時間を有効活用できます
- ファイルの削除をリアルタイムで検知できるため、意図しない削除の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダ内のファイルが削除されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、ファイルの削除があった旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをフォルダIDで任意に指定することが可能です
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを自由に選択できるだけでなく、メッセージ本文に削除されたファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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フローボットオペレーション
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フォルダにファイルがアップロードされたらコメントが投稿されたらファイル名が変更されたらコメントが編集されたら任意のイベントが発生したらフォルダ内のファイルが削除されたら
フローボットオペレーション
ファイルをダウンロードフォルダ内の項目のリストを取得フォルダを作成特定フォルダ内のコンテンツを検索ファイルをコピーファイルをアップロードファイル情報の取得ファイルバージョンをアップロード新規ユーザーを作成ユーザーをグループに追加登録済みのWebhookを削除するフォルダ名を変更フォルダを移動フォルダ情報の取得特定フォルダのコラボレーション情報のリストを取得コラボレーション情報を更新コラボレーション情報を取得ファイル名を変更ファイルを移動フォルダをコピーコラボレーション情報を作成コンテンツを検索フォルダに共有リンクを追加ファイルのタグを追加、更新するファイルのタグ情報を取得ファイルの共有リンクを作成ファイルにメタデータインスタンスを作成ファイルのメタデータインスタンスを更新ファイルのメタデータインスタンスを取得ファイルのメタデータインスタンスを削除
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