■概要
Google Driveにアップロードされた請求書などの内容を都度確認し、その情報を元に手動でスクリプトを実行する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で自動で文字情報を読み取り、そのデータを活用してGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行するまでの一連の流れを自動化できます。Google Apps ScriptのAPI連携などを活用した定型業務を効率化し、手作業によるミスや工数を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のファイル内容を元に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- OCR機能とスクリプト実行を連携させ、定型的なデータ処理の自動化を検討している方
- Google Apps ScriptのAPIを活用し、日々の業務プロセスをさらに効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードからGoogle Apps Scriptの実行までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ転記やスクリプト操作にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の転記ミスや、スクリプトの実行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「Google Apps Script」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に任意のスクリプトを実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから読み取るテキストの項目を任意で設定できます。
- Google Apps Scriptのオペレーションでは、前段階のOCR機能で取得したテキスト情報を変数として受け取り、実行するスクリプトへ動的に組み込むことが可能です。
■注意事項
- Google Drive、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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