Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Google Chatに通知する
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Boxでファイルを共有する際、手作業で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でbox 共有 リンクを作成してGoogle Chatに通知できます。ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで作成したファイルのbox 共有 リンクを手作業でGoogle Chatに通知している方
- ファイル共有時の通知漏れや共有リンクの作成ミスを防ぎたいと考えている方
- BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有プロセスを効率化したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、box 共有 リンクの作成から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスや、Google Chatへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルの共有リンクを作成」アクションを設定し、アップロードされたファイルの共有リンクを生成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、作成された共有リンクを含むメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダ内でのみワークフローを起動させることが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、前段のBoxの操作で取得したファイル名や共有リンクを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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