Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Chatworkに通知する

■概要

Boxにファイルをアップロードするたび、手動で共有リンクを作成して関係者に通知する作業は、手間がかかる上に共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でbox 共有リンクを作成し、即座にChatworkへ通知することが可能です。定型的なファイル共有業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxへのファイルアップロード後、共有リンク作成と通知を手作業で行っている方
box 共有リンクの共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有を迅速化したいと考えている方
BoxとChatworkを活用した定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイルアップロードを起点に、共有リンクの作成から通知までが自動化され、これまで手作業にかかっていた時間を削減できます。
手動でのbox 共有リンク作成や通知作業がなくなるため、共有漏れやURLの貼り間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxとChatworkのアカウントをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでBoxの「ファイルの共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの共有リンクを生成します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで作成された共有リンクを含むメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダへのアップロードのみを自動化の対象にできます。
Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルームを任意で指定することが可能です。また、通知メッセージの本文には、ファイル名や共有リンクなど、前のステップで取得した情報を動的に埋め込めます。

■注意事項

Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

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