■概要
報告書や議事録の作成時、Googleドキュメントへの画像追加に手間を感じることはないでしょうか。特にGoogle Driveに保存した画像を一つひとつ手作業でドキュメントに貼り付ける作業は、時間がかかり非効率的です。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに画像ファイルをアップロードするだけで、指定したGoogleドキュメントへの画像追加が自動的に完了するため、ドキュメント作成の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上の画像をGoogleドキュメントへ追加する定型作業を自動化したい方
- 報告書や議事録の作成で、画像挿入にかかる時間を削減したいと考えている方
- チームで利用するドキュメントの作成プロセスを効率化し、標準化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに画像をアップロードするだけで、Googleドキュメントへの画像追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による画像の挿入漏れや、誤ったドキュメントへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの権限を変更します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「ドキュメントに画像を挿入」アクションを設定し、対象のドキュメントに画像を挿入します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、画像をアップロードし監視の対象としたいフォルダを、任意のフォルダIDで指定してください。
- Google Driveのオペレーションでは、ファイル権限を変更する対象のファイルとして、前段のトリガーで取得したファイル情報を変数として設定します。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、画像を追加したいドキュメントのIDや、挿入する画像ファイルのURLなどを、固定値や変数を用いて任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
.jpg){kind=small}
