Gmailで特定キーワードのメールを受信したら、Asanaにステータス更新を作成する
Gmailで特定キーワードのメールを受信したら、Asanaにステータス更新を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
プロジェクトの進捗報告などをメールで受け取るたびに、手作業でAsanaのステータス更新を作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Asanaのステータス更新を自動で作成できます。手作業による更新業務から解放され、より重要なタスクに集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの報告をもとに、Asanaのステータス更新を手作業で作成している方
- プロジェクトの進捗共有の漏れや遅延を防ぎ、情報連携を円滑にしたいチームリーダーの方
- Asanaにおけるステータス更新の作成プロセスを自動化し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにAsanaのステータス更新が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、更新のし忘れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI抽出で「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 続いて、Asanaの「全てのプロジェクトの一覧を取得」アクションで、Asana上のプロジェクト情報を取得します。
- さらに、別のAI抽出「テキスト抽出」で、更新対象のプロジェクトを特定します。
- 最後に、Asanaの「ステータス更新を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにステータス更新を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでステータス更新を作成するオペレーションでは、設定項目に固定のテキストを入力することが可能です。
- また、メール本文からAIで抽出した情報などを変数として設定項目に埋め込むことで、受信内容に応じた動的なステータス更新を作成できます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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