■概要
Google DriveにアップロードされたGoogle スプレッドシートのファイルを、都度手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。手作業では変換漏れや設定ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、PDF.coがGoogle スプレッドシートをPDFへ自動で変換し、指定のフォルダに保存までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、Google スプレッドシートからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- Google Drive上で書類を管理しており、ファイル形式の統一に課題を感じている方
- 手作業によるファイル変換で発生する手間や、ヒューマンエラーを解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されるだけで自動的にPDFへの変換処理が実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換作業が不要になることで、変換漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでGoogle Driveのファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更し、PDF.coがファイルにアクセスできるよう設定します
- 次に、PDF.coで「GoogleスプレッドシートをPDFに変換」アクションを設定します
- その後、PDF.coの「ファイルをダウンロード」アクションで、変換されたPDFファイルを取得します
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダのIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、トリガーで取得したファイルの情報（ファイル名や形式など）をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます
- PDF.coでスプレッドシートをPDFに変換するアクションでは、出力するPDFのファイル名などを任意で設定することが可能です
- 変換後のPDFファイルの保存先は任意で設定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
